Aktenaussonderung
Zeitpunkt der Aktenaussonderung
Unterlagen sind dann auszusondern, wenn sie zur Erledigung der laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Nicht alle Verwaltungen haben feste Aufbewahrungsfristen, die der abgebenden Behörde bekannt sein müssen. Im Zweifelsfall sind diese mit der übergeordneten Stelle abgeklärt werden.
In der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss dem Kreisarchiv anzubieten (LArchG § 3 (1)). Auch Unterlagen, für die eine dauernde Aufbewahrung verfügt wurde, sind dem Kreisarchiv anzubieten, in der Regel 50 Jahre nach Aktenschluss.
Bei Personalakten liegt der Zeitpunkt für das Anbieten an das Kreisarchiv fünf Jahre nach dem Aktenschluss. Der Aktenschluss wird in der Regel auf einem Formblatt des Landesamts für Besoldung und Versorgung mitgeteilt. Im Einzelfall können Unterlagen, die für das Kreisarchiv bestimmt sind, auch schon vor Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfristen übernommen werden.
Vor Beginn der Aktenaussonderung sollte geklärt werden:
- Gibt es für die auszusondernden Unterlagen Aufbewahrungsfristen?
- Wird auf die Unterlagen nur noch im Ausnahmefall zurückgegriffen (weniger als dreimal im Jahr)?
Ablauf der Aktenaussonderung
1. Ankündigung durch die Behörde
2. Bewertung durch das Kreisarchiv
3. Bereitstellen der für das Kreisarchiv bestimmten Unterlagen
4. Abliefern
5. Vernichten
1. Ankündigung durch die Behörde
Der erste Schritt jeder Aktenaussonderung ist die Kontaktaufnahme mit dem Kreisarchiv. Welche Themen, Arbeitsgebiete, Art der Unterlagen? (Welche Aktenzeichen?) Aus welchem Zeitraum stammen die Unterlagen? Angaben über den Umfang der auszusondernden Unterlagen. Wo liegen die Unterlagen?
Bitte beziehen Sie von Anfang an auch ungewöhnliche Unterlagen (Karten, Pläne, Dateien und Datenbanken, Informationsbroschüren und -publikationen usw.) in Ihre Aussonderungsüberlegungen mit ein.
Gerichte und Staatsanwaltschaften senden der zuständigen Abteilung des Landesarchiv eine Abschrift der Aussonderungsankündigung zu. Diese soll in Anlehnung an die Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung folgende Angaben enthalten: Laufende Nummer der Aufbewahrungsbestimmungen Registerzeichen/Aktenzeichen Angelegenheit (Stichworte) Zur Aussonderung kommende Jahrgänge
Hier erhalten Sie das Formular dazu:
2. Bewertung durch das Kreisarchiv
Die Frage, welche Unterlagen historischen Wert haben und daher vom Kreisarchiv übernommen werden, klärt der Archivar im Benehmen mit der aussondernden Behörde.
Dazu wird vor allem folgendes herangezogen:
- Gespräche mit den Bearbeitern der Unterlagen in der Behörde
- Archivische Bewertungserfahrungen und -systeme, wie sie z. B. in Bewertungsmodellen zusammengestellt wurden
- Durchsehen von Teilen der Akten in der Behörde (Aktenautopsie)
- Die Anfertigung eines Aktenaussonderungsverzeichnisses ist teilwese notwendig (Auflistung aller zur Aussonderung anstehender Akten).
Die Grundlagen der Bewertungsentscheidungen werden bei Bedarf auch an veränderte Gegebenheiten angepasst.