Unterlagenverwaltung

Bild: drei rechteckige Stempel mit Datum in unterschiedlichen Farben. Der grüne Stempel ist links im Hintergrund angeordnet und schlecht lesbar, lediglich das Datum mit 27. September ist zu erkennen. Der violette Stempel steht in der Mitte und trägt den Schriftzug Landratsamt Zollernalbkreis mit dem Datum 24. September 1983. Der blaue Stempel ist rechtsangeordnet trägt den Schriftzug Kreisarchiv und das Datum 18. April 2023.

Die Beratung bei der Unterlagenverwaltung und die Überlieferungsbildung sind Kernbereiche archivischen Arbeitens. Durch die Übernahme, Bewertung und Erschließung des in Behörden und anderen Einrichtungen entstandenen Schriftguts bilden die zuständigen Archive eine aussagekräftige und authentische Überlieferung dieser Stellen.

Unterlagenverwaltung ist auch und gerade im digitalen Zeitalter ein wichtiges und herausforderndes Thema. Zugleich ist sie aber eine große Chance, da ihre Ziele (insbesondere Transparenz, effizientes Zusammenarbeiten und Wahrung der Rechtssicherheit) hochgradig aktuell sind. Hierbei unterstützen Archive Unterlagenbildner im Rahmen ihrer jeweiligen archivischen Zuständigkeit, indem sie bei der Erstellung der für die Unterlagenverwaltung erforderlichen Instrumente, z. B. eines Aktenplans, behilflich sind.

Die Beratung der schriftgutbildenden Organisationseinheiten stellt somit sicher, dass nach dem Prinzip der Aktenmäßigkeit durch eine vollständige und nachvollziehbare Aktenführung der Stand einer Sache jederzeit zu erkennen ist. Da hierfür alle entscheidungsrelevanten Unterlagen zu verakten sind, ist die Frage der Aktenrelevanz ein zentrales Thema in der Beratung bei der Unterlagenverwaltung.

Auch nach der Aktenschließung stehen Archive den aktenbildenden Stellen beratend zur Seite, indem sie über die Aussonderung und Archivierung der Unterlagen informieren und die abgebenden Stellen dabei begleiten.
Das Kreisarchiv Zollernalbkreis leistet seinen Beitrag zur Förderung einer geordneten Unterlagenverwaltung in der Verwaltung sowohl durch persönliche Beratung als auch in der Bereitstellung von Handreichungen und Empfehlungen.

Detaillierte Informationen zur Unterlagenverwaltung entnehmen Sie bitte der Dienstanweisung Unterlagenverwaltung. (PDF) (1,685 MiB)